Manual de instrucciones CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] Este potente software es a la vez modular y configurable, para que pueda adaptarse a las necesidades específicas de las distintas organizaciones: grandes empresas, pequeños negocios, establecimientos educativos, gobiernos locales, centros de copiado y salas de impresión. Controlador universal Función "Sígueme" Desvío de trabajos al mejor dispositivo Flujos de trabajo de captura de documentos personales Escaneo de papel a correo electrónico en formato Control de impresión de documentos Seguimiento de todos los costes de impresión Monitorización del ahorro de costes l na Usu ari o Informes grá cos le de nanzas sab on sp Re Propuesta de uniFLOW Gestión de toda la ota de dispositivos Monitorización del impacto medioambiental Re sp o nsable de inform áti c a Restricción de acceso a los dispositivos Creación de ujos de trabajo personalizados Integración con otros sistemas Flexibilidad de la red Completo control de su flota de dispositivos multifuncionales (MFP). Contabilidad y auditoria de impresión y copia Se puede hacer el seguimiento de toda la actividad de impresión y de copia, junto con los costes asociados, y almacenarlo. El sistema creación de informes integrado permite que el administrador o el departamento de finanzas consulte y controle el coste de cada dispositivo y de cuada usuario dentro de la empresa. Esta información se puede utilizar como parte de una auditoría de impresión para ayudar a decidir futuras compras de dispositivos o para identificar dónde pueden hacerse ahorro de costes. Seguridad de dispositivos mejorada Al integrarse estrechamente con el hardware del MFD de Canon, uniFLOW puede detener el uso no autorizado de los dispositivos. [. . . ] Cuando el usuario esté preparado para recoger sus trabajos de impresión segura, deben autentificarse en la impresora mediante una tarjeta de proximidad, una tarjeta inteligente, una tarjeta magnética, un número PIN, huella digital o un nombre de usuario y contraseña. Aparecerá una lista de trabajos en espera del usuario en el panel del MFD para que pueda decidir cambiar la forma en que el trabajo se imprimirá antes de liberarlo. Los usuarios pueden enviar trabajos directamente a la cola de impresión segura o se pueden desviar desde las impresoras de sobremesa. Los usuarios que trabajan fuera de la red de la compañía pueden enviar trabajos a la cola de impresión segura por Internet que se recojan cuando sea conveniente. 1 2 3 4 5 Nombre del trabajo Tamaño del papel No. of pages (Número de páginas) Doble cara (Color) Grapado (Orígenes del papel) Coste ­ `Mi doc. doc' ­ A4 ­ 15 ­ No ­ Sí ­ No ­ Bandeja 1 ­ 2, 45¤ Desviar un trabajo a la cola de impresión segura 1 El usuario imprime su documento en la impresora láser 2 uniFLOW analiza el trabajo de impresión Si el trabajo tiene más de cinco páginas, se 3 indica al usuario que desvíe el trabajo a la cola de impresión segura 4 El trabajo desviado se mantiene en el servidor El usuario se autentifica en la impresora y 5 aparece la lista de trabajos. El usuario puede cambiar la configuración de impresión, en caso necesario, antes de imprimir 6 Los costes del trabajo y cualquier ahorro se almacenan en la base de datos 6 1 2 3 Impresión segura por Internet 1 El usuario imprime su trabajo desde una ubicación remota en uniFLOW Internet Gateway 2 uniFLOW extrae el trabajo de impresión segura de Internet Gateway 3 El usuario se autentifica en la impresora y aparece la lista de trabajos. El usuario puede cambiar la configuración de impresión, en caso necesario, antes de imprimir Internet Gateway Cortafuegos uniFLOW 1 4 3 5 6 Escanear a correo electrónico y a un sistema de gestión de documentos 1 El usuario se identifica en el MFD y selecciona escanear el trabajo 2 uniFLOW recupera las categorías de indexación del DMS 2 3 uniFLOW realiza el OCR en el documento para capturar automáticamente la información de índice 4 El usuario confirma la información de índice en la pantalla 5 uniFLOW comprime el documento 6 El documento escaneado se envía al correo electrónico del usuario en un formato MS Word modificable y al DMS como PDF con alta compresión Sistema de gestión de documentos Escaneo a correo electrónico en un formato modificable Cuando el usuario se haya autentificado en el MFD, también puede escanear fácilmente documentos en papel a correo electrónico o al sistema de gestión de documentos de la empresa. Los usuarios que opten por escanear a correo electrónico tendrán una experiencia similar a enviar un mensaje de correo electrónico desde su escritorio (debido a la integración nativa con Microsoft Exchange), ya que pueden seleccionar destinatarios de las listas de direcciones globales y los documentos escaneados se almacenarán en su "carpeta de elementos enviados". uniFLOW puede realizar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en el documento y convertir la imagen en un formato modificable, como Microsoft Word, así como extraer el texto y los códigos de barras que se van a utilizar para indexar información. Se puede aplicar alta compresión al documento para reducir el tamaño del archivo y así rentabilizar los dispositivos de almacenamiento. La interacción con la interfaz de escaneo es dinámica y personalizada para cada usuario. Los botones y los flujos de escaneo personales seguirán al usuario a cualquier dispositivo que elijan lo que se traduce en una gran versatilidad con independencia del dispositivo que utilicen. Interfaz de escaneo dinámica Completa seguridad de dispositivos y documentos. Cualquier información de indexación necesaria se puede capturar del usuario o directamente del propio documento mediante códigos de barras u OCR de zona. Flujos de trabajo personalizados Los distintos departamentos y usuarios requieren una funcionalidad diferente en cuanto a la impresión o el escaneo de documentos. Por ejemplo, es posible que el departamento de cuentas tenga un requisito especial para escanear facturas a un sistema de gestión de documentos, mientras que el departamento de ventas desea poder convertir pedidos en papel a formato Microsoft Excel para su posterior procesado. uniFLOW incluye un editor gráfico de flujos de trabajo que permite al administrador decidir exactamente lo que debe suceder cuando los usuarios imprimen o escanean un documento. [. . . ] También se puede calcular el ahorro potencial, lo que permite al departamento de finanzas ver cuánto dinero desperdician los usuarios que no aprovechan por completo la infraestructura de impresión. Informes gráficos El departamento de finanzas puede ver el uso de todos los dispositivos en toda la organización y acceder a informes por usuario, dispositivo y grupos o por código de coste multinivel. Los informes estándar incluyen toda la información necesaria, como cuál es el dispositivo que más se utiliza y quién gasta más. Los informes de ahorro muestran todo el ahorro que se ha hecho y el ahorro potencial a lo largo de un periodo. [. . . ]