Manual de instrucciones CANON UNIFLOW SECURE PRINTING BROCHURE

[. . . ] También se pueden conceder distintos derechos de acceso a los usuarios para que utilicen diversas funciones del dispositivo según su puesto de trabajo. Por ejemplo, a determinados usuarios sólo se les permite realizar copias en blanco y negro, mientras que otros pueden realizar copias en color. Para máximizar aún más la seguridad, se puede almacenar un registro de la imagen de cada copia, impresión, fax o escaneo realizado en el dispositivo Canon y posteriormente buscar por palabras clave. Impresión Segura Universal Los trabajos confidenciales se pueden centralizar en un servidor de impresión y sólo se liberan cuando el usuario se autentifica en el dispositivo. El usuario puede ir a cualquier dispositivo en cualquier ubicación con la certeza de que su trabajo se imprimirá de forma segura. [. . . ] uniFLOW permite a los usuarios escanear documentos directamente en sus cuentas de correo electrónico, carpetas de red o sistemas de gestión de documentos (DMS) en forma de archivos de imagen con alta compresión. Los documentos escaneados se pueden procesar para liberar la información que contienen, lo que les permite rellenar de forma automática la información de índice, o bien convertirlos a un formato como Microsoft Word, para posteriormente editar el documento al volver a su PC. Desviar trabajos al dispositivo más económico Las impresoras láser situadas junto a los usuarios son cómodas pero pueden suponer un gasto adicional. uniFLOW se puede configurar para que permita que el usuario imprima trabajos pequeños en la impresora láser, pero preguntará si mueve el trabajo al dispositivo multifuncional (MFD) de Canon más económico o a una cola de impresión segura cuando supere determinado tamaño. Se pueden cambiar las opciones de acabado de los trabajos en función de determinadas reglas, por ejemplo, los mensajes de correo electrónico se imprimen siempre en blanco y negro, mientras que los documentos grandes se imprimen siempre a doble cara, lo que se traduce en una reducción drástica de los costes. Impresión segura, contabilidad y desvío de trabajos: La experiencia del usuario final. Las funciones que ofrece un sistema de gestión no tienen más valor que la experiencia que proporcionan al usuario. Impresión en la impresora normal Las impresoras láser conectadas localmente o para pequeños grupos de trabajo suelen estar situadas mucho más cerca del usuario que el dispositivo multifuncional, pero, lamentablemente, su gestión es mucho más cara. Los usuarios normalmente no piensan en qué dispositivo es más adecuado para imprimir su trabajo, simplemente pulsan el botón de "impresión" con independencia de si se podría haber utilizado una impresora más económica. Aunque tal vez esto sea aceptable con trabajos pequeños, donde los costes son bajos, los trabajos grandes requieren más atención. uniFLOW permite lo mejor de ambos mundos: se pueden utilizar impresoras locales para imprimir trabajos pequeños, pero los trabajos de mayor tamaño se pueden desviar a una cola de impresión segura o directamente al dispositivo multifuncional para así reducir los costes de impresión. El usuario final sigue presionando el botón de "impresión" pero, si el trabajo reúne ciertas condiciones, se le pregunta si desea desviar el trabajo a una impresora más rentable. Las condiciones empleadas para desviar el trabajo pueden ser distintas en cada impresora e incluyen criterios tales como el número de páginas, el coste del trabajo, si contiene color o la aplicación utilizada para imprimir el trabajo. El usuario puede optar por anular el mensaje sobre el desvío del trabajo a una impresora más económica si cuenta con el permiso del administrador. También puede permitir al personal que sólo haga copias en color en los dispositivos MFD que están cerca del despacho del director general, mientras que los jefes pueden copiar en color en cualquier dispositivo Integración con sistemas de oficina administrativa El acceso al dispositivo se controla con una tarjeta de proximidad, una tarjeta inteligente, una tarjeta magnética, un número PIN, huella digital o un nombre de usuario y contraseña. uniFLOW puede integrarse con el directorio de usuario existente de la empresa o puede "aprender automáticamente"que tarjeta pertence a cada usuario, reduciendo con ello la carga del departamento informático. Para el entorno de escaneo, uniFLOW incluye integración nativa con Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint y Therefore, entre otros. Pero, ¿que pasaría si, para empezar, dicho documento no debiera haberse impreso?uniFLOW puede capturar cada copia, impresión, escaneo y fax que se realice y procesar los datos de imagen como palabras clave antes de almacenarlos en un sistema de gestión de documentos. Hacer el seguimiento de los costes y del ahorro. Perspectiva del departamento de finanzas. uniFLOW puede hacer el seguimiento de todos los costes, el ahorro y el impacto ambiental de imprimir, realizar copias, enviar faxes y escanear. Seguimiento de todos los costes de impresión y copiado. uniFLOW ayuda al departamento de finanzas a realizar el seguimiento de los costes de impresión y copia actuales de la organización y valorarlos, lo que permite cargar costes internos al usuario y auditar el uso actual. Impresoras locales, impresoras láser de red, impresoras en gran formato y dispositivos multifuncionales, a todos se les puede hacer un seguimiento. En los MDF de Canon, también se puede registrar el uso de copias, faxes y escaneos junto con cualquier actividad de impresión. Con independencia de lo grande o pequeña que sea la organización, uniFLOW puede gestionarlo todo: desde empresas pequeñas con un solo dispositivo hasta grandes organizaciones globales con cientos de servidores agrupados en clúster y sitios distintos. Se puede asignar a cada impresora varias estructuras de precios, lo que permite hacer el seguimiento de los cargos al usuario, así como de los costes de impresión internos. [. . . ] Se pueden establecer presupuestos que impidan a los usuarios imprimir/copiar más de lo que tienen derecho a hacer. Es posible que se necesite autorización para imprimir trabajos grandes o caros. Se pueden asignar códigos de coste multinivel para imprimir y copiar trabajos, lo que asegura que se carga el presupuesto correcto para el trabajo. Monitorización del ahorro de costes El seguimiento de costes es sólo una parte del aspecto financiero de uniFLOW. También se registra cualquier ahorro que se derive de tener uniFLOW instalado, lo que permite al departamento de finanzas mostrar la verdadera rentabilidad de la inversión conseguida. [. . . ]